Gastos deducibles por los autónomos en el IRPF 2020: Justificados, contabilizados, y afectos a la actividad

Todos los años surgen dudas relacionadas con los gastos fiscalmente deducibles para aquellos autónomos que tributan en el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada, que es la más habitual.

En el caso de los autónomos acogidos al sistema de módulos, la cuota a pagar es predeterminada y fija, y no depende de los gastos reales que finalmente tenga el negocio, por lo que no se pueden desgravar.

Lo fundamental para ahorrar sin cometer errores es conocer a fondo qué gastos son deducibles y en qué proporción, es decir, deberemos:

-       Deducir todos los gastos que puedan ser deducibles. Por ejemplo, la gente que trabaja desde casa no suele deducir ni un euro en gastos de suministros porque parece poco, pero sumándolo todo no lo es.

-       Deducir esos gastos en el porcentaje que le corresponde. Hay gastos que no se pueden deducir el 100% o que tienen unas cantidades límites, como es el caso de las dietas.

-       No deducir gastos que no puedes deducir. No puedes incluir como gasto la lista de la compra o la nueva televisión del salón.

 En todo caso, los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

1.    Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.

2.    Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.

3.    Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

El primero de los criterios es el más particular, ya que para determinadas partidas de gasto, el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada, o en todo caso deducir solo el porcentaje de dicho gastos que puedas demostrar que están afectos a tu actividad, y es precisamente en los que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar dicha afectación.

Deducciones especiales.

Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad:

• Local u oficina específico para la actividad. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.
• Local u oficina en una vivienda. Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará el porcentaje de superficie ocupada sobre el total de la vivienda, habitualmente entre un 15% y un 25%. Los gastos de asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. En caso de estar alquilando, el problema es que deberías tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA o IGIC.
• Teléfono móvil. Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad. 
• Vehículo particular y gastos asociados. A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA e IGIC. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.
• Gastos de viajes y representación. Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.
• Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario. Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

Gastos del autónomo deducibles tras la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo.

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, aprobada el 11 de octubre de 2017 en el Senado, incluyó dos nuevas deducciones en el IRPF a partir de enero de 2018.  

• Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad. 
• Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad. Pese a que esta deducción está recogida por ley, su aplicación no es real.